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电子档案单套制管理解决方案

建立健全电子档案管理的可信体系,促进国内电子档案管理的数字转型。归档灵活高效:电子文件归档移交脱离实际空间的限制,依托网络进行传输,更为高效和灵活;安全 自主管控:多种技术加持,数据安全有保证,有限共享利用,层级分明;创新管理模式:“第一个吃螃蟹的人”,构建电子文件单轨与电子档案单套制管理新模式;节约成本 绿色环保:降低档案管理成本,减少档案管理人员的工作量,提升管理效率的同时,降本增效;


方案简介

2020年新修订《档案法》中明确规定,电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用,掀起新一轮电子档案单套制管理的热潮。电子档案单套制管理解决方案聚焦原生电子文件归档、电子档案移交、电子档案长期保存等在内的电子档案全过程管理。该方案旨在通过模式、技术、制度等多种维度的创新,推动电子档案管理的规范化,建立健全电子档案管理的可信体系,从而推进“无纸化办公”乃至“超越无纸”,促进国内电子档案管理的数字转型。 作为电子档案单套制管理的探路者和创新践行者,我司参与了多个相关行业和地方标准的制定,在电子档案单套制管理的推广应用方面,拥有丰富的经验: 1、作为第一起草单位参与了DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》的起草; 2、参与吉林省地方标准DB22/T 2871.3-2018《政务服务“只跑一次”工作规范》的起草; 3、参与上海市地方标准DB31/T 1152-2019《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》的起草; 4、参与河南省地方标准DB41/T 1700.5-2019《政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次”工作规范》的起草。

方案特点
归档灵活高效
电子文件归档移交脱离实际空间的限制,依托网络进行传输,更为高效和灵活。
安全、自主、可控
多种技术加持,数据安全有保证有限共享利用,层级分明。
创新管理模式
构建电子文件单轨与电子档案单套制管理新模式,实现单套制->双套制度->单套制多模式并行,满足多种场景需求。
节约成本 绿色环保
降低档案管理成本,减少档案管理人员的工作量,提升管理效率的同时,降本增效。
长期保存
为应对突发事件、人为故障、蓄意破坏、自然灾害等造成的数据安全风险,我司自主研发的海量电子档案安全保存一体机,创新性的综合应用了磁盘、磁带和光盘等多种存储介质,结合电子档案四性检测、设备监控预警等技术,实现了电子档案存储备份、电子档案安全检测、存储设备监控预警等功能,从而实现电子档案的长期安全保存。
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四性检测
满足《电子档案移交接收办法》的规定要求,同时严格遵循《文书类电子档案检测一般要求》中对文书档案在接收与长期保存阶段的四性检测内容的要求,确保文书类电子文件归档和电子档案移交、接收、长期保存过程中的真实、完整、可用和安全。四性检测流程覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。
可信管理
从物理层、网络层、系统层、应用层、管理层等方面,采取相应的防护措施对数字档案馆系统的信息安全进行保障。通过数字签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链技术等,保证电子档案在电子文件归档、电子档案接收和电子档案长期保存等关键环节的真实性和完整性。
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文档一体化
文档一体化是从电子文件管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文件到档案的数据畅通、完整性。 文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用,提高工作效率。